Jak i gdzie zorganizować konferencję?

Jak i gdzie zorganizować konferencję?

Organizacja konferencji to nie lada wyzwanie. Na jej powodzenie składa się wiele czynników. Utworzenie wymaga często zaangażowania wielu osób oraz środków. Przygotowania mogą trwać od kilku dni do nawet kilku miesięcy.
Gdzie i jak zorganizować konferencję, aby zakończyła się powodzeniem? Od czego należy zacząć?

Bardzo ważnym elementem początkowym jest przemyślenie koncepcji. Czyli trzeba sobie odpowiedzieć na pytania: co organizujemy, dla kogo to robimy, w jakim celu, ile mamy czasu na przygotowania.
Niewątpliwie tematyka konferencji ma kluczowe znaczenie. Powinna odpowiadać na potrzeby runku i interesować wszystkich uczestników. Od wyboru odpowiedniego tematu zależy, kogo zaprosi się do udziału w charakterze prelegentów.  Warto jest połączyć tematykę konferencji z charakterem miejsca w którym się odbędzie. Czyli jeśli tematem jest rozwój technologiczny, warto aby sala konferencyjna miała nowoczesny charakter.
Istotnym elementem jest to, do kogo będzie skierowane spotkanie. Profil gości nadaje charakter spotkaniu. Trzeba ustalić czyja obecność jest kluczowa z punktu widzenia biznesowego.

Kolejny elementem jest  przygotowanie scenariusza. Jeśli konferencja jest rutynowym wydarzeniem wystarczy podanie ogólnych ram czasowych. Natomiast w przypadku złożonych wydarzeń należałoby wyliczyć więcej szczegółów.  Przygotowanie konkretnego scenariusza pomoże we współpracy z podwykonawcami. Ułatwi zdobycie informacji o kosztach, co jest szczególnie ważne gdy mamy ograniczony budżet. Oczywiście dobrym posunięcie jest założenie pewnej dodatkowej kwoty na tak zwane nieprzewidziane wydatki.
Profesjonalnym posunięciem jest zrobienie tygodniowego harmonogramu, w którym jest możliwość uwzględnienia terminów, których nie można przekroczyć, druk oraz wysyłkę zaproszeń, wyprodukowanie materiałów informacyjnych. Niezbędne jest również posiadanie listy kontaktowej z numerami telefonów do osób, które są zaangażowane w konferencję.

Zaproszenia na konferencję dla na przykład branży IT można wysyłać mailowo, bądź umożliwić rejestrację na stronie internetowej organizatora.

Powodzenie danego wydarzenia  zależy oczywiście również od wyboru odpowiedniego  miejsca. Lokalizacja jest niezmiernie ważna, zarówno dla organizatora jak i dla zaproszonych gości. Wygląd i standard miejsca  w którym planujemy wydarzenie świadczy o prestiżu konferencji. Dojazd powinien być bezproblemowy dla osób które podróżują samochodem, samolotem jak i tych, którzy wybierają komunikację miejską. Warto zapewnić odpowiednią ilość miejsc parkingowych.
Miejsce powinno być na tyle uniwersalne, aby można było go dopasować do potrzeb danej konferencji, czyli aby istniała możliwość przestawiania stolików, krzeseł, rozstawiania nagłośnienia, ekranu.

Obecnie nowoczesne sale konferencyjne oferują sprzęt nagłaśniający, ekrany. Sale wyposażone są w klimatyzacje.
Przed wynajmem danej salo warto sprawdzić co oferuje w cenie wynajmu.  Restauracja Avandarda w Krakowie oferuje różnej wielkości klimatyzowane sale wyposażone w ekran, flipchart oraz nagłośnienie. Informacje o salach konferencyjnych dostępnych w restauracji można znaleźć na stronie http://www.restauracjaavangarda.pl/pl.sala_konferencyjna_krakow.html

Zostaw odpowiedź

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *